เทคโนโลยีระบบสารสนเทศ

เทคโนโลยีระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) เป็นระบบพื้นฐานของการทำงานต่างๆ ในรูปแบบของการเก็บ (input) การประมวลผล (processing) เผยแพร่ (output) และมีส่วนจัดเก็บข้อมูล (storage)

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศคือ ฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์, มนุษย์, กระบวนการ, ข้อมูล, เครือข่าย

ระบบสารสนเทศนั้นจะประกอบด้วย

1. ข้อมูล (Data) หมายถึง ค่าของความจริงที่ปรากฏขึ้น โดยค่าความจริงที่ได้จะนำมาจัดการปรับแต่งหรือประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
2. สารสนเทศ (Information) คือ กลุ่มของข้อมูลที่ถูกตามกฎเกณฑ์ตามหลักความสัมพันธ์ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นมีประโยชน์และมีความหมายมากขึ้น
3. การจัดการ (Management) คือ การบริหารอย่างเป็นระบบ เป็นการกำหนดเป้าหมายและทิศทางการจัดการขององค์กรนั้น ซึ่งต้องมีการวางแผน กำหนดการ และจัดการทรัพยากรภายในองค์กร เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ขององค์กรนั้นๆ

ระบบสารสนเทศและ MIS (IS) - หรือการประยุกต์ใช้ภูมิทัศน์ - คือการรวมกันของเทคโนโลยีสารสนเทศ (information technology) และกิจกรรมของผู้คนว่าด้วยการดำเนินการให้ความช่วยเหลือใด ๆ, การทำการจัดการและการตัดสินใจ ในความหมายที่กว้างมาก, ระบบสารสนเทศเป็นคำที่ใช้บ่อยในการอ้างถึงปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้คน กระบวนการข้อมูลและเทคโนโลยี ในแง่นี้คำที่ใช้ในการอ้างอิงไม่เพียงแต่จะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT) ที่องค์กรจะใช้เท่านั้น, แต่ยังรวมถึงวิธีที่คนมีปฏิสัมพันธ์กับเทคโนโลยีนี้ในการสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจ 

บางสิ่งบางอย่างสร้างความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างระบบสารสนเทศ ,ระบบคอมพิวเตอร์ ,และกระบวนการทางธุรกิจ ระบบสารสนเทศมักจะรวมถึงองค์ประกอบของ ICT แต่ก็ไม่ได้มีความเกี่ยวข้องอย่างหมดจดกับ ICT เสียทีเดียว

โครงสร้างตามการบริหาร

     โครงสร้างในองค์กรส่วนใหญ่ มีลักษณะเป็นรูปพีระมิด คือ บุคลากรระดับปฏิบัติการ เช่น เสมือน พนักงานธุรการ คนขับรถ ซึ่งเปรียบเสมือนฐานรากของพีระมิดจะมีจำนวนมาก ส่วนบุคลากรระดับบริหาร เช่น ผู้ที่มีตำแหน่งเป็นหัวหน้าฝ่าย ผู้อำนวยการ ผู้จัดการสาขา หรือรองผู้อำนวยการ จะมีจำนวนน้อย โดยทำหน้าที่ในการวางแผน ชี้นำ จัดการและควบคุมการดำเนินงานให้ประสบความสำเร็จ

                การบริหารจัดการภายในองค์กรแบ่งออกเป็น 3 ระดับ (ภาพที่ 10-2) คือ 

• หัวหน้างาน จัดเป็นผู้บริหาระดับต้น ทำหน้าที่ควบคุมและติดตามการทำงานของพนักงาน รับผิดชอบสิ่งที่เกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการ โดยคอยติดตามเหตุการณ์ประจำวันในการทำงานและแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเมื่อจำเป็น
• ผู้บริหารระดับกลาง ทำหน้าที่ควบคุม วางแผนยุทธวิธี และตัดสินใจ เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุตามแผนกลยุทธ์ขององค์กร
• ผู้บริหารระดับสูง ทำหน้าที่วางแผนระยะยาว หรือที่เรียกว่าแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารระดับสูงจึงต้องการสารสนเทศที่ช่วยในการวางแผนการเติบโตและกำหนดทิศทางขององค์กร

ระบบสารสนเทศแบบต่างๆ

1. ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS) 
ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ มักเป็นการประมวลผลต่อวัน เช่น การรับ – จ่ายบิล ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบรายรับ – จ่ายสินค้า ระบบนี้เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับ การพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์

ลักษณะเด่นของระบบ TPS คือ การทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุ่งยาก ซับซ้อน ซึ่งระบบนี้เกือบทั้งหมดใช้การประมวลผลแบบออนไลน์ และสิ่งที่องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ คือ
– ลดจำนวนพนักงาน
– องค์กรจะมีการบริการที่สะดวกรวดเร็ว
– ลูกค้ามีจำนวนเพิ่มมากขึ้น

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS) 
ระบบ สารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการ การประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการช่วยงานแบบต่อวัน MIS จึงมีความสามารถในการคำนวณเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งมีความหมายต่อการจัดการและบริหารงานเป็นอย่างมาก นอกจากนั้นระบบนี้ยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องทันสมัย

คุณสมบัติของระบบ MIS คือ
– ระบบ MIS สนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
– ระบบ MIS จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในองค์กร
– ระบบ MIS จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง ระดับสูงเรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
– ระบบ MIS จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงขององค์กร
– ระบบ MIS ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

3. ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System : DSS) 
ระบบช่วยตัดสินใจ หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกว่า “ระบบสนับสนุนการตัดสินในเพื่อผู้บริหารระดับสูง” (Executive Support System : ESS) บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้ผลสรุปและการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งอื่น ทั้งภายในและนอกองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับการรวมบริษัท การขยายโรงงานใหม่ เป็นต้น

คุณสมบัติของระบบ DSS คือ
– ระบบ DSS จะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการการตัดสินใจ
– ระบบ DSS จะต้องถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอนได้
– ระบบ DSS จะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับแต่จะเน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์
– ระบบ DSS มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์ มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์และมีเครื่องมือในการวิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
– ระบบ DSS ต้อง เป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่ายผู้บริหารต้องสามารถใช้งานโดยพึ่งความช่วยเหลือจากผู้ เชี่ยวชาญน้อยที่สุดหรือไม่ต้องพึ่งเลย
– ระบบ DSS ต้องสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการข่าวสารในสภาพการณ์ต่างๆ
– ระบบ DSS ต้องมีกลไกช่วยให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
– ระบบ DSS ต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้
– ระบบ DSS ต้องทำงานโดยไม่ขึ้นกับระบบการทำงานตามตารางเวลาขององค์กร
– ระบบ DSS มีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่าง ๆ

4. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System : EIS) 
ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง คือ MIS ประเภท พิเศษที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูง โดยเฉพาะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถ ใช้ระบบสารสนเทศได้ง่ายขึ้น โดยใช้เมาส์เลื่อนหรือจอภาพแบบสัมผัส เพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกันทำให้ผู้บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง

คุณสมบัติของระบบ EIS
– มีการใช้งานบ่อย
– ไม่ต้องมีทักษะทางคอมพิวเตอร์สูง
– ความยืดหยุ่นสูงสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร
– การใช้งานใช้ในการตรวจสอบ ควบคุม
– การสนับสนุนการตัดสินใจไม่มีโครงสร้างแน่นอน
– ผลลัพธ์ที่แสดงจะเป็นตัวอักษร ตาราง ภาพและเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย
– การใช้งานภาพกราฟิกสูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่างๆ
– ความเร็วในการตอบสนองรวดเร็วทันทีทันใด

ข้อดีของระบบ EIS
1. ง่ายต่อผู้บริหารระดับสูงในการใช้งาน
2. การใช้งานไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์
3. ให้สารสนเทศสรุปของบริษัทในเวลาที่ต้องการ
4. ทำให้สามารถเข้าในสารสนเทศได้ดีขึ้น
5. มีการกรองข้อมูลให้ประหยัดเวลา
6. ทำให้ระบบสามารติดตามสารสนเทศได้ดีขึ้น

ข้อด้อยของระบบ EIS
1. มีข้อจำกัดในการใช้งาน
2. อาจทำให้ผู้บริหารจำนวนมากรู้สึกว่าได้รับข้อมูลมากเกินไป
3. ยากต่อการประเมินผลประโยชน์ที่ได้จากระบบ
4. ไม่สามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนได้
5. ระบบอาจนะใหญ่เกินกว่าที่จะจัดการได้
6. ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
7. ก่อให้เกิดปัญหาการรักษาความลับของข้อมูล

5. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System : OAS) 
ระบบ สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่อมโยงข่าวสารระหว่าง เครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน OAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะ คือ
1. รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ การสื่อสารด้วยข้อความ E – mail , FAX
2. รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing) การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video – Conferencing)

สำนักงานที่จัดว่าเป็นสำนักงานอัตโนมัติ ต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ คือ
1. Networking System คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร
2. Electronic Data Interchange คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกน โดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบข่ายงาน
3. Internet Working (Internet) คือ การรวมตัวกันของระบบข่ายงาน ที่กระจายอยู่ทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่
4. Paperless System คือ ระบบที่ไม่ใช้กระดาษ
อาทิ Post Of Sale (POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขายและรายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ
Electronic Funds Transfer (EFT) เป็นระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารโลก

6. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intelligence / Expert System : AI/ES)
ระบบ ผู้เชี่ยวชาญ หมายถึง ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งคล้าย กับมนุษย์ ระบบนี้ได้รับความรู้จากมนุษย์ผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งเก็บไว้ในระบบ คอมพิวเตอร์ เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถวิเคราะห์เหตุผล เพื่อตัดสินใจ ความรู้ที่เก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์นี้ประกอบด้วย ฐานความรู้ (Knowledge Bass) และกฎข้อวินิจฉัย (Inference Rule) ซึ่ง เป็นความสามารถเฉพาะที่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถตัดสินใจได้เอง เช่น การวินิจฉัยความผิดพลาดของรถจักรดีเซลไฟฟ้าโดยใช้คอมพิวเตอร์

7. ระบบสารสนเทศความรู้  (Knowledge  Work  System  :  KWS)

      กลุ่มข้อมูลที่ถูกจัดการตามกฎหรือถูกกำหนดความสัมพันธ์ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นเกิดประโยชน์หรือมีความหมาย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการปฏิบัติงานภายในองค์กร

       ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร เป็นระบบที่รวม (Integrate) ผู้ใช้และระบบคอมพิวเตอร์เข้าไว้ด้วยกัน โดยมีจุดมุ่งหมายในการจัดหาสารสนเทศ เพื่อสนับสนุนการดำเนินงาน

       การจัดการ และการตัดสินใจขององค์กร โดยที่ระบบสารสนเทศจะใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์ การวางแผน การควบคุม และการตัดสินใจ ตลอดจนการทำฐานข้อมูล

8. ระบบสารสนเทศสำนักงาน.Office Information System (OIS) 

-สำนักงานที่มีการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาเป็นเครื่องมือสำคัญในการดำเนินงานเกี่ยวกับงานสำนักงาน เพื่อให้ได้สารสนเทศ มาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจต่างๆ ในการบริหารให้ เป็นไปอย่างรวดเร็วทันเหตุการณ์และมีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดน้อย

9. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้ง สารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไอเอสจะต้อง ให้สารสนเทศ ในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง

แม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จาก ระบบเอ็มไอเอสสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบเอ็มไอเอสแล้ว จะเป็นระบบที่ สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงาน ที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวม ขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงาน จะขึ้นอยู่กับ ลักษณะของสารสนเทศ และจุดประสงค์การใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา (เช่น งบกำไรขาดทุนหรืองบดุล) รายงานตามความต้องการ หรือรายงานตามสภาวะการณ์หรือเหตุผิดปกติ

10. ESS (Executive Support System) คืออะไร

คือ ระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูง ถูกออกแบบมาช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงซึ่งใช้ในการวางแผนกลยุทธหรือแผนการดำเนินงานระยะยาวขององค์กร ระบบ ESS มีโครงสร้างที่เหมาะสมกับปัญหาแบบไม่มีโครงสร้างจึงต้องเน้นที่ความอ่อนตัวในการทำงานและสนับสนุนการสื่อสารมากกว่าที่จะสร้างโปรแกรมประยุกต์ที่ออกแบบมาให้ทำงานเฉพาะด้านเหมือนในระบบ MIS เท่านั้น ระบบ ESS ใช้ข้อมูลทั้งจากภายนอกองค์กร เช่นตารางการประกาศใช้กฎหมายใหม่ กำหนดการชำระภาษี หรือข้อความโฆษณาจากบริษัทคู่แข่ง และข้อมูลภายในองค์กร โดยข้อมูลที่ได้นั้นจะถูกกลั่นกรองข้อมูลและนำเสนอเฉพาะส่วนที่มีความสำคัญต่อผู้บริหารระดับสูงซึ่งจะเน้นการใช้เทคโนโลยีชั้นสูงที่ช่วยให้การนำเสนอมีความสะดวกและง่ายแก่การรับรู้มากที่สุดเช่น การใช้รูปภาพกราฟิก

ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแต่ละชนิด

ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแบบต่างๆ ในองค์การ  โดยปกติแล้ว  TPS จะเป็นแหล่งข้อมูลพื้นฐานให้กับระบบสารสนเทศอื่นๆ ในขณะที่ EIS จะเป็นระบบที่รับข้อมูลจากระบบสารสนเทศในระดับที่ต่ำกว่า นอกจากนี้ ในระบบสารสนเทศแต่ละประเภทอาจมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในระบบย่อยๆ กันเอง เช่น ระบบสารสนเทศฝ่ายขายกับระบบสารสนเทศฝ่ายผลิต และระบบสารสนเทศฝ่ายจัดส่งสินค้า เป็นต้น  ซึ่งสอดคล้องกับกลยุทธ์การสร้างความแตกต่างของสินค้าหรือบริการ (Product Differentiation) เช่น การที่ธนาคารไทยพาณิชย์เสนอการทำบัตรนักศึกษาควบกับบัตรเอทีเอ็ม (Automatic Teller Machine, ATM) หรือ การบริษัทโมเดลคอมพิวเตอร์ (Dell Computer) เปิดโอกาสให้ลูกค้าสั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วยตัวเองทางออนไลน์ โดยลูกค้าสามารถเลือกความสามารถของเครื่องและอุปกรณ์ต่างๆ ได้ตามต้องการ เป็นต้น

โดยที่ MIS จะเน้นการตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (แนวทาง – ตรรกะที่แน่นอน) และใช้ข้อมูลภายในจากระบบ TPS เป็นหลัก จุดมุ่งหมายเพื่อบริหารจัดการ (Supervise) งานของหน่วยปฏิบัติการ ให้บรรลุเป้าหมาย ตามแผนงานที่กำหนดมาโดยผู้บริหารระดับกลาง ภายใต้งบประมาณ เวลาและข้อจำกัดอื่นๆ ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เช่น Production Control, Sales forecasts, financial analysis, และ human resource management เป็นต้น

                DSS  เน้นการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi structured decision making) มีการใช้ข้อมูลข่าวสารจากระบบ MIS และข้อมูลจากภายนอกบางส่วนมาช่วยในการปรับปรุง หรือ กำหนดแผนงานที่จะต้องสนองเป้าหมายหลักขององค์กรให้มากที่สุด เช่น ระบบ Data miming เป็นต้น

EIS  เน้นการตัดสินใจแบบไร้โครงสร้าง (Unstructured decision making) จุดมุ่งหมายของระบบ EIS คือ ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นแนวทาง ความเป็นไปที่เป็นมา และกำลังจะมีแนวโน้มไปทางใด เพื่อให้สามารถกำหนดนโยบาย เป้าหมาย หลักๆ ขององค์กรให้สามารถธำรงองค์กรไว้ได้ แข่งขันกับคู่แข่งขันได้อย่างดี ตัวอย่างเช่นระบบ วางแผนกลยุทธ์ Strategic planning เป็นต้น จะเป็นมาตรการสิ่งที่ได้จากการตัดสินใจของผู้บริหารชั้นสูงที่ใช้สั่งการไปสู่ผู้บริหารระดับกลาง เพื่อปรับแผนงานและกระทบถึงผู้บริหารระดับต้น เพื่อปฏิบัติตามแผนงาน ใหม่ต่อไป

และระบบ TPS จะสนับสนุนการทำงานของ MIS  DSS  EIS  ES และ OAS ดังต่อไปนี้

1.การจัดกลุ่มของข้อมูล (Classification) คือ การจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน

2. การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา

3. การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น

4. การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน

5. การเก็บ (Storage)  การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหาร

ระบบงานหลักในองค์กร

เนื่องจากโครงสร้างขององค์กรหนึ่งประกอบด้วยหลายส่วนที่มีจุดสนใจและความเชี่ยวชาญในการทำงานแตกต่างกัน ดังนั้น จึงไม่สามารถพัฒนาระบบสารสรเทศระบบใดระบบหนึ่งที่สามารถนำไปใช้งานได้ดีสำหรับงานทุกระดับในองค์กร การแบ่งโครงสร้างองค์กรตามกลุ่มหน้าที่การทำงานออกเป็น 5 กลุ่ม คือ กลุ่มการเงิน(Finance) กลุ่มการผลิต(Manufacturing) กลุ่มการขายและการตลาด(Sales and Marketing) กลุ่มทรัพยากรมนุษย์(Human Resource) แลกลุ่มบัญชี(Accounting) ระบบสารสนเทศจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่อตอบสนองความต้องการของงานทั้งหมดนี้

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน

 ทำหน้าที่ในการจัดการสารสนเทศด้านการเงินให้แก่ผู้บริหารและกลุ่มบุคคลซึ่งต้องการทำการตัดสินใจได้ดีขึ้นและช่วยในการหาโอกาสและปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว โดยระบบ สารสนเทศด้านการเงินนิยมใช้รวมเข้ากับซอฟต์แวร์ในการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (Enterprise Resource Planning : ERP) ซึ่งเป็นกลุ่มของโปรแกรมที่จัดการ วิเคราะห์และติดตามการดำเนินธุรกิจของแหล่งผลิตหรือสาขาต่างๆ ขององค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าสารสนเทศด้านการเงินในการปฏิบัติงาน สามารถนำไปใช้สนับสนุนความสามารถในการตัดสินใจให้แก่บุคคลที่ต้องการได้ทันเวลา ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงินมีความสามารถการทำงานดังต่อไปนี้

1. รวบรวมสารสนเทศด้านการเงินและการดำเนินงานจากแหล่งต่างๆ รวมทั้งจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเข้าไว้ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเพียงระบบเดียว

2. สนับสนุนผู้ใช้ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับด้านการเงินและผู้ใช้อื่น ๆ ของบริษัท ให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลและ สารสนเทศทางด้านการเงินผ่านทางเครือข่ายในองค์กรได้ง่าย

3. เตรียมข้อมูลด้านการเงินที่มีอยู่ให้พร้อมต่อการใช้งาน เพื่อให้สามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

4. สามารถวิเคราะห์ข้อมูลด้านการเงินได้หลายมิติ เช่น วิเคราะห์ตามช่วงเวลา, ภูมิประเทศ,ผลิตภัณฑ์, โรงงานผลิต หรือลูกค้าได้

5. วิเคราะห์การดำเนินงานด้านการเงินที่ผ่านมาและที่เป็นอยู่ในปัจจุบันได้

6. ติดตามและควบคุมการใช้เงินทุนได้ตลอดเวลา

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต

    ขบวนการในการผลิตประกอบด้วยงานที่ขึ้นต่อกันมากมาย โดยการนำระบบการวางแผนทรัพยากรของ องค์กรมาใช้ร่วมในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิตจะช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นและมีการจัดหาทรัพยากรที่ต้องการใช้ได้ทันต่อความต้องการ โดยจุดประสงค์ของขบวนการผลิตก็คือการผลิตได้ตรงตามความพอใจหรือความต้องการของลูกค้านั่นเอง

   ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ภาระของผู้บริหารในการดูแลควบคุมงานจะถูกลดลงไป, งานด้านเอกสารต่างๆ จะถูกปรับให้อยู่ในรูปของขบวนการออนไลน์และการติดต่อสื่อสารข้อมูลจะใช้งานผ่านระบบการ แลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) และเครือข่ายอินเทอร์เน็ตแทน อีกทั้งในการวางแผนการใช้ทรัพยากรของ องค์กรเพื่อการผลิตจะใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตและเครือข่ายอินทราเน็ตในองค์กร เพื่อติดต่อกับหน่วยงานธุรกิจทั้งในและต่างประเทศ เพื่อปฏิบัติงานและงานควบคุมงานต่างๆ ทั้งแบบศูนย์กลางและแบบกระจายได้ รูปที่ 16 แสดงภาพรวมของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต

ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต

    ระบบย่อยและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ได้แก่ การตรวจสอบและควบคุมการไหลเวียนของวัตถุดิบ, สินค้า และบริการต่างๆภายในองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อผลิตสินค้าได้ตรงตามความต้องการของลูกค้า ตั้งแต่เริ่มขบวนการนำวัตถุดิบมาผ่านขั้นตอนการผลิตจนกระทั่งเสร็จเป็นสินค้าและบริการที่จะส่งไปยังลูกค้า โดยที่เสียค่าใช้จ่ายน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ระบบย่อยและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ได้แก่

    1. การออกแบบและการปฏิบัติเชิงวิศวกรรม (Design and Engineering) ได้แก่การพัฒนาและออกแบบผลิตภัณฑ์ โดยสามารถใช้ระบบการออกแบบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วย (Computer-Aided Design : CAD) ซึ่งเป็นการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ โดยผู้ใช้สามารถออกแบบและแก้ไข ตัวแบบได้เองบนจอภาพ

    2. การจัดตารางการผลิต (Production Planning) เพื่อจัดการรายละเอียดแผนงานการผลิตทั้งในระยะสั้นและระยะยาว โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ทำงานในด้านนี้เข้ามาช่วย ซึ่งในซอฟต์แวร์นี้อาจมีคุณสมบัติในการทำนายและพิจารณาหาความต้องการของสินค้าและบริการที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้ ทำให้สามารถวางแผนเพื่อกำหนดการผลิตให้ได้ตรงตามความต้องการ

   3. การควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control) ได้แก่การใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการสั่งซื้อ, การทำนาย, การผลิตเอกสารและรายงานร้านค้า, การพิจารณาหาค่าใช้จ่ายในการผลิต, การวิเคราะห์งบประมาณค่าใช้จ่ายที่วางไว้เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายจริง, และการพัฒนาตารางการผลิต, บอกความต้องการทรัพยากรในการผลิตและวางแผนการผลิตได้อย่างอัตโนมัติ โดยปกติแล้วซอฟต์แวร์ต่างๆเหล่านี้จะมีสูตรในการคำนวณเพื่อหาจำนวนวัตถุดิบและช่วงเวลาที่จะต้องสั่งซื้อได้ วิธีการหาว่าต้องสั่งสินค้ามาไว้ในคลังปริมาณเท่าใดเรียกว่าวิธีการกาปริมาณหารสั่งซื้อมางเศรษฐกิจ (Economic Order Quantity : EOQ) โดยปริมาณที่หาได้นี้จะต้องทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุดด้วย ส่วนการหาว่าต้องสั่งสินค้ามาไว้ในคลังเมื่อใดจะใช้วิธีการหาจุดสั่งซื้อเพิ่ม Reorder Point : ROP) ซึ่งแสดงถึงค่าระดับปริมาณสินค้าคงคลังที่วิกฤติ

   4. การวางแผนการใช้ทรัพยากรการผลิต(Manufacturing Resource Planning : MRPII) ได้แก่ระบบที่ใช้การวางแผนเครือข่ายเพื่อให้บุคคลต่างๆ สามารถดำเนินธุรกิจเพื่อให้บริการและผลผลิตแก่ลูกค้าได้เป็นจำนวนมาก ในขณะที่เสียค่าใช้จ่ายและมีสินค้าหรือวัตถุดิบในคลังสินค้าในปริมาณต่ำ โดยมีการทำนายความต้องการของลูกค้า, การควบคุมสินค้าคงคลัง, การวางแผนการผลิต, การแสดง รายการวัตถุดิบที่ต้องใช้, การวางแผนการสรรหาแหล่งวัตถุดิบที่ต้องใช้ เพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ที่ผลิตได้ จะถูกส่งไปให้แก่ลูกค้าได้ในเวลาที่ต้องการ

   5. การควบคุมสินค้าและการผลิตที่ทันเวลา (Just-in-Time Inventory and Manufacturing) การเก็บสินค้าและวัตถุดิบในคลังสินค้าเป็นจำนวนมากทำให้เกิดค่าใช้จ่ายสูง และอาจเกิดการเสียหายได้ ดังนั้นวัตถุประสงค์หนึ่งของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิตก็คือ การควบคุมสินค้าคงคลังให้อยู่ในระดับที่ต่ำที่สุด โดยไม่กระทบกับความต้องการในการนำสินค้าหรือวัตถุดิบนั้นไปใช้ในการผลิต วิธีที่นิยมใช้ได้แก่วิธีการควบคุมคลังสินค้าแบบทันเวลา (Just-in-Time : JIT Inventory Approach) ซึ่งสินค้าและวัตถุดิบจะถูกส่งไปให้ในช่วงเวลาก่อนที่จะสินค้าหรือวัตถุดิบนั้นไปใช้ในการผลิต ทำให้ไม่ต้องเก็บไว้ในคลังสินค้าเป็นช่วงเวลานานๆ

    6. การควบคุมขบวนการผลิต ในการควบคุมการผลิตมีเทคโนโลยีที่สนับสนุนมากมาย เช่น การผลิตโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วย (Computer-Aided Manufacturing : CAM) เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยการด้านการผลิต เช่น การตรวจสอบและติดตาม ได้แก่การควบคุมการทำงานของอุปกรณ์ในการผลิตต่างๆ การตรวจสอบค่าและข้อกำหนดในการผลิตต่างๆ เช่น อุณหภูมิที่ใช้ ค่าความดันอากาศฯลฯ หรือใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการกำหนดรหัสสินค้า การจัดลำดับในขบวนการผลิต เป็นต้น

    7. การนำคอมพิวเตอร์เข้าไปช่วยในการผลิต (Computer-Integrated Manufacturing : CIM) ได้แก่การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อเชื่อมโยงองค์ประกอบต่างๆในขบวนการผลิตเข้าด้วยกันเป็นระบบที่มี ประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อรวมขั้นตอนการผลิตทั้งหมด เช่น การประมวลผลการสั่งซื้อ, การออกแบบผลิตภัณฑ์, การผลิต การควบคุมและการตรวจสอบคุณภาพ และการขนส่งเข้าด้วยกัน เพื่อเพิ่มประสิทธภาพในด้านการทำงานส่วนต่างๆ ที่ต้องเกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน โดยอาจนำระบบการผลิตแบบคล่องตัว (Flexible Manufacturing System : FMS) เข้ามาใช้ร่วมด้วย ทำให้สามารถเปลี่ยนการผลิตสินค้าอย่างหนึ่งเป็นอีกอย่างหนึ่งเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

    8. การควบคุมและการตรวจสอบคุณภาพ (Quality Control and Testing) ได้แก่ขบวนการในการในการควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าที่ผลิตออกมาตรงตามที่ลูกค้าต้องการ โดยใช้ซอฟต์แวร์ในการควบคุมคุณภาพ ต่างๆ ผลลัพธ์ที่ได้จากระบบการควบคุมคุณภาพ ได้แก่รายงาน ค่าใช้จ่ายที่ลดลงและยอดขายที่เพิ่มขึ้น โดยสารสนเทศที่ได้จากระบบนี้จะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานทราบถึงปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์การผลิตและรายงานควบคุมคุณภาพยังใช้ในการออกแบบผลิตภัณฑ์ได้ดีขึ้นอีกด้วย

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด

    ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด จะสนับสนุนการทำงานด้านการบริหารการพัฒนาผลิตภัณฑ์, การกระจายผลิตภัณฑ์, การตัดสินใจเรื่องราคา, การโฆษณาผลิตภัณฑ์อย่างมีประสิทธิผลและการทำนายยอดขาย

 ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด 

ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด มักจะได้มาจากแหล่งข้อมูลภายนอกได้แก่ อินเทอร์เน็ต, บริษัทคู่แข่งขัน, ลูกค้า, วารสาร และนิตยสาร และสิ่งพิมพ์อื่นๆ แต่ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายในก็ยังคงมีความสำคัญอยู่ ได้แก่

1. แผนเชิงกลยุทธ์ และนโยบายของบริษัท ได้แก่แผนเชิงกลยุทธ์ในเรื่องเป้าหมายและทิศทางของยอดขายที่ต้องการ การกำหนดราคาสินค้าและบริการ, ช่องทางการกระจายสินค้า, รายการสนับสนุนการขาย, คุณลักษณะของสินค้าใหม่และในแผนเชิงกลยุทธ์ยังอาจมีการกำหนดแนวทางในการวิเคราะห์สารสนเทศทางด้านการตลาด และการตัดสินใจด้านการตลาดด้วย

2. ระบบประมวลผลรายการ ในระบบประมวลผลรายการจะประกอบด้วยข้อมูลด้านการขายและด้านการตลาดมากมาย เช่นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์, ลูกค้า, และการขาย เป็นต้น นอกจากข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการแล้ว ยังอาจได้จากระบบการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-Commerce) ด้วย 

3. แหล่งข้อมูลภายนอก ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ 

    - ข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่งขัน เช่นข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและบริการใหม่ๆ, กลยุทธ์ในการกำหนดราคา, จุดแข็งและจุดอ่อนของประเภทผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่, การจัดหีบห่อ, การตลาด และการกระจายสินค้าไปยังลูกค้าของบริษัทคู่แข่งที่มีอยู่ในตลาด ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถหาได้จากวัตถุดิบทางการตลาดเช่น แผ่นพับ, แผนการขายที่ได้จากบริษัทคู่แข่ง, จากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตฯลฯ

    - ข้อมูลเกี่ยวกับตลาด ซึ่งมักจะได้มาจากการสังเกตพฤติกรรมผู้บริโภค โดยหน่วยงานที่ทำหน้าที่ในด้านวิจัยตลาด เป็นต้น

ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด

ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด ได้แก่ การวิจัยตลาด, การพัฒนาผลิตภัณฑ์, การโฆษณาและรายการสนับสนุนการขาย, และการกำหนดราคาสินค้า โดยผลลัพธ์ของระบบย่อยเหล่านี้จะช่วยให้ผู้จัดการด้านการตลาดและผู้บริหารสามารถเพิ่มยอดขาย, ลดค่าใช้จ่ายในการตลาดและพัฒนาแผนในการให้บริการและการผลิตสินค้าล่วงหน้าเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้

    ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ 

หรือเรียกอีกชื่อหนึ่งว่าระบบสารสนเทศด้านบุคลากร ได้แก่ระบบงานที่เกี่ยวข้องกับพนักงานขององค์กร เนื่องจากการทำงานของทรัพยากรมนุษย์จะเกี่ยวข้องกับทุกส่วนงานขององค์กร ดังนั้นระบบสารสนเทศด้านบุคลากรจึงมีบทบาทที่มีผลต่อความสำเร็จขององค์กร โดยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ควรจะมีคุณสมบัติในการวิเคราะห์และวางแผนภาระงาน, การจ้างบุคลากร, การฝึก อบรมพนักงาน การกำหนดงานให้กับพนักงานและงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร โดยระบบที่มีประสิทธิภาพควรจะสามารถจัดการเรื่องค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรให้น้อยที่สุดในขณะที่ยังคงสามารถสนองตอบความต้องการบุคลากรในการดำเนินงานต่างๆ เพื่อดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรได้ รูปที่ 18 แสดงภาพรวมของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์

  ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์

1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ได้แก่ข้อมูลด้านวัตถุประสงค์และนโยบายในด้านบุคลากร เช่นนโยบายในการควบคุมคุณภาพ โดยมีการฝึกอบรมพนักงาน, มีการกระตุ้นให้มีส่วนร่วมในการทำงาน, มีการสลับหน้าที่การทำงานและการกำหนดบทบาทหน้าที่ในการทำงานของบุคลากรในองค์กร เป็นต้น

2. ระบบประมวลผลรายการ ได้แก่ข้อมูลเงินเดือน, ข้อมูลการประมวลผลการสั่งซื้อ, ข้อมูลบุคลากร ข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการ ได้แก่

- ข้อมูลเงินเดือน ค่าใช้จ่ายที่เป็นค่าจ้าง, ค่าประกันสุขภาพ และเงินสวัสดิการต่างๆของบุคลากรในองค์กร โดยข้อมูลที่ระบบประมวลผลรายการได้รับอาจได้แก่ชั่วโมงการทำงาน อัตราค่าจ้างของพนักงาน และทำการคำนวณเงินเดือนค่าจ้างออกมาให้ 

- ข้อมูลการสั่งซื้อของพนักงานขายสามารถนำมาใช้ในการวางแผนงานการกำหนดบุคลากรได้ โดยพิจารณาจำนวนพนักงานขายที่ต้องการ ในการให้บริการหรือขายสินค้าขององค์กรที่จะมีการขยายตัวต่อไปในอนาคต 

- ข้อมูลบุคลากร ใช้ในการแบ่งระดับทักษะในการทำงาน โดยพิจารณาจากประสบการณ์การทำงาน, การประเมินประสิทธิภาพในการทำงาน, และสารสนเทศอื่นๆ ช่วยในการวางแผนงานการกำหนดงานให้กับพนักงานในด้านต่างๆ

3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ข้อมูลเงินเดือนขององค์กรอื่น, ข้อมูลสถิติการว่าจ้าง ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาใช้ในการกำหนดอัตรา ค่าจ้างหรอเงินเดือนให้กับพนักงานในองค์กรได้ ข้อมูลเหล่านี้อาจได้จากบริษัทที่ทำการวิจัยและพัฒนาในด้านเงินรายได้หรืออาจได้จากอินเทอร์เน็ตที่มีการสรุปข้อมูลของบริษัทที่ทำการวิจัยและพัฒนาทางด้านเงินเดือนก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถศึกษาได้จากข้อกำหนดทางด้านกฎหมายเรื่องค่าจ้างแรงงานขั้นต่ำ โดยพิจารณาตามแหล่ง ข้อมูลท้องถิ่น, สมาคมด้านแรงงานต่างๆ เป็นต้น

ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์

    ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ ได้แก่ ระบบในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์, การว่าจ้าง, การฝึกอบรมและการเสริมทักษะและการบริหารเงินเดือนและค่าจ้าง โดยผลลัพธ์ที่ได้จากระบบได้แก่รายงานการวางแผนทรัพยากรมนุษย์, ประวัติการทำงาน, รายงานการเสริมทักษะบุคลากร, การสำรวจเงินเดือน โดยรายงานเหล่านี้จะช่วยให้ผู้บริหารกำหนดงานให้กับพนักงาน เพื่อให้บริการแก่ลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและ ประสิทธิผล, และช่วยในการจัดตารางการทำงาน เพื่อให้ได้งานตามที่ต้องการได้

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการบัญชี

    ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการบัญชี จะสนับสนุนการทำบัญชีให้กับองค์กร โดยในระบบนี้ประกอบด้วยการทำงานที่สำคัญมากมาย เช่น ทำการรวมกลุ่มสารสนเทศในบัญชีรายจ่าย, บัญชีรายรับ , บัญชีเงินเดือน ฯลฯ โดยการใช้ข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการขององค์กร

  เมื่อต้องการจัดตั้งธุรกิจประเภทใดก็ตาม จะใหญ่หรือจะเล็กก็ตาม ก็ต้องสร้างองค์กรธุรกิจให้สอดคล้องกับธุรกิจเพื่อความสำเร็จของธุรกิจ นักบริหารจะต้องออกแบบและพัฒนาองค์กรขึ้นมา เพื่อส่งเสริมให้ธรุกิจเป็นไปตามเป้าหมาย ซึ่งแต่ละธุรกิจก็จะไม่เหมือนกัน

การจัดองค์กรธุรกิจ

การจัดองค์กรต้องอาศัยความสัมพันธ์ขั้นพื้นฐาน 3 ประการคือ อำนาจหน้าที่การงาน บุคคลากร และ ทรัพยากร ซึ่งเราจะใช้หลัก 7 ประการในการจัดองค์กร คือ

1. การคำนึงถึงปัจจัยพื้นฐานของการผลิต เช่น กระบวนการผลิต ต้นทุนการผลิต วัตถุดิบ เครื่องจักร การจัดการและการวางแผน เป็นต้น

2. การพัฒนาคนเพื่อสร้างคุณภาพของงาน โดยการพัฒนาทั้งทางด้านจิตใจ และ ความรู้ความสามารถควบคู่กันไป ซึ่งเหมาะกับธรุกิจบริการ หรือ ธุรกิจที่ต้องใช้แรงงานคนเป็นหลัก

3. การศึกษาและวิเคราะห์การทำธุรกิจอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นจุดใดๆ ก็ตาม และต้องติดตามธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

4. การศึกษาและวิเคราะห์สภาพสังคม เศรษฐกิจ ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะ เรื่องเกี่ยวกับการเมือง นโยบาย เป็นต้น

5. การศึกษาและวิเคราะห์การลงทุน และ การหาแหล่งเงินทุน รวมทั้งการหาแหล่งเงินทุนสำรองเพื่อเป็นตัวสนับสนุน และ ทำให้ธรุกิจดำเนินต่อไปได้

6. การพัฒนาคุณภาพของสินค้าและบริการ อยู่เสมอ ด้วยการตรวจสอบคุณภาพ รวมทั้งตรวจสอบวิธีการผลิต การประเมินผลจากลูกค้า หรือผู้บริโภค ซึ่งคุณภาพก็จะขึ้นกับราคาด้วยเช่นกัน

7. ความร่วมมือและการมีผลประโยชน์ร่วมกันของธุรกิจต่อเนื่อง การคำนึงถึงผู้ขายวัตถุดิบ การสานประโยชน์ร่วมกัน การเข้าใจว่า ทุกคนต้องการกำไรทั้งสิ้น เพียงแต่เขาหรือเราได้พอควรหรือมากเกินไปหรือไม่อย่างไรเท่านั้น

โครงสร้างขององค์กรที่ใช้คอมพิวเตอร์

จำแนกได้เป็น 3 ลักษณะ คือ

1. โครงสร้างแบบส่วนกลาง (Centralized Data Processing)

2. โครงสร้างแบบแยกเป๋็นอิสระ (Decentralized Data Processing)

3. โครงสร้างแบบกระจาย (Distributed Data Processing)

ระบบการประมวลผลแบบส่วนกลาง หรือ CENTRALISED DATA PROCESSING SYSTEM

อัตราเพิ่มจำนวนของการใช้งานระบบคอมพิวเตอร์ ที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูล ที่มีแนวโน้มเพิ่มขึ้น และแนวโน้มของการบริหารจัดการข้อมูลดังกล่าวด้วยระบบส่วนกลางที่เพิ่มขึ้นเช่นกัน แต่มีหลายตัวอย่างให้เห็น ว่าการจัดการประมวลผลข้อมูลที่มีขนาดใหญ่สามารถทำให้สำเร็จลุล่วงได้ จากการจ้างผู้ให้บริการภายนอกองค์กรที่มีประสบการณ์ และ สามารถปฏิบัติการได้รวดเร็วกว่า ประมวลผลข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วเช่นกัน

โครงสร้างแบบแยกเป็นอิสระ (Decentralized Data Processing)

เป็นโครงสร้างที่แต่ละแผนกจะมีอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์รับผิดชอบค่าใช้จ่ายและงานด้านคอมพิวเตอร์ของตนเอง(Organization with no service division ; each operating section performs tis own auxiliary activities) โครงสร้างแบบนี้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแผนกได้เต็มที่ แต่มีข้อเสียในการบริหารข้อมูลข่าวสาร เนื่องจากข้อมูลกระจายกันอยู่แต่ละแผนก และเกิดความซ้ำซ้อนในการบันทึกข้อมูล และการควบคุมให้ข้อมูลเป็นมาตรฐานเดียวกันทำได้ยาก

โครงสร้างแบบกระจาย (Distributed data processing)

เป็นโครงสร้างที่มีศูนย์กลางคอมพิวเตอร์ทำหน้าที่ควบคุมและประสานงานด้านคอมฯกับแผนกต่างๆโดยที่แต่ละแผนกจะมีอุปกรณ์คอมฯติดตั้งเพื่อใช้งานของตนเอง และทำงานภายใต้หน่วยประมวลผลกลางของศูนย์คอมฯ (Organization with multiple service units) โครงสร้างแบบนี้สามารถแก้ปัญหาการจัะดโครงสร้างแบบส่วนกลาง แลพกาารจัดโครงสร้างแบบแยกอิสระได้ ข้อดีคือ ลดความซ้ำซ้อนในการบันทึกข้อมูล ทำงานได้รวดเร็วตรงตามวัตถุประสงค์ของแผนก ง่ายต่อการจัดทำระบบข่าวสารที่มีประสิทธิภาพ เพราะอยู่ภายใต้การควบคุมของศูนย์คอมพิวเตอร์กลาง และสะดวกในการคำนวณต้นทุนด้านคอมฯของแต่ละแผนก

บุคลากรทางคอมพิวเตอร์ (PEOPLEWARE)

        บุคลากรทางคอมพิวเตอร์ หมายถึง คนที่มีความรู้ความสามารถในการใช้หรือควบคุมให้การใช้คอมพิวเตอร์เป็นไปอย่างราบรื่น อาจจะประกอบด้วยคนเพียงคนเดียวหรือหลายคนช่วยกันรับผิดชอบ โครงสร้างของหน่วยงานคอมพิวเตอร์

1. ฝ่ายวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน

2. ฝ่ายเกี่ยวกับโปรแกรม

3. ฝ่ายปฏิบัติงานเครื่องและบริการ

บุคลากรในหน่วยงานคอมพิวเตอร์

1. หัวหน้าหน่วยงานคอมพิวเตอร์ (EDP Manager)

2. หัวหน้าฝ่ายวิเคราะห์และวางแผนระบบงาน (System Analyst หรือ SA)

3. โปรแกรมเมอร์ (Programmer)4. ผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer Operator)

5. พนักงานจัดเตรียมข้อมูล (Data Entry Operator)

บทบาทและหน้าที่ของบุคลากรทางคอมพิวเตอร์

บุคลากรทางคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ ทั้งนี้เนื่องมาจากการทำงานของคคอมพิวเตอร์จำเป็น อย่างยิ่งที่จะต้องมีบุคลากรทางด้านคอมพิวเตอร์เป็นผผู้ออกแบบและพัฒนาระบบ รวมทั้งการสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการบุคลากรทีมีความเกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์ มีบทบาทและหน้าที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานที่รับผิดชอบ ซึ่งสามารถสรุปเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ดังนี้

1. เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการ (operator) เป็นผู้รับผิดชอบดูแลเครื่องคอมพิวเตอร์ให้สามารถทำงานได้ตามปกติ หากเกิดปัญหาขัดขื้องเกีทื่ยวกับระบบจะต้องแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง ได้ทราบ เพื่อทำการแก้ไข นอกจากนี้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการยังทำหน้าที่บำรุงรักษาอุปกรณ์ที่มีอยู่ให้สามารถพร้อมที่จะนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการยังรวมถึงเจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ (date - entry operator) ที่ทำหน้าที่ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ ตลอดจนจัดทำรายงาน และรวบรวมเอกสารคอมพิวเตอร์ให้เป็นระเบียบ

2. บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับระบบ (system) และโปรแกรม (program)บุคลากรคอมพิวเตอร์ในกลุ่มนี้ ประกอบด้วย

    2.1 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (systems analyst and designer) ทำหน้าที่ศึกษาและรวบรวมความต้องการของผู้ใช้ระบบ เพื่อนำมาวิเคราะห์และออกแบบระบบงานใหม่ และทำหน้าที่เป็นสื่อกลางระหว่างผู้ใช้ระบบและนักเขียนโปรแกรม (programmer)

    2.2 ผู้บริหารฐานข้อมูล (database administrator ) ทำหน้าที่ออกแบบและดูแลระบบฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ ตลอดจนบำรุงรักษาและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ขององค์การ

    2.3 นักพัฒนาโปรแกรมระบบ (system programmer) เป็นผู้เขียนโรแกรมควบคุมระบบคอมพิวเตอร์ ให้คำปรึกษาและแก้ไขระบบเมื่อเกิดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์

    2.4 นักพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ (application programmer) เป็นผู้เขียนและพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ต่าง ๆ โดยการนำผลที่นักวิเคราะห์ระบบได้ออกแบบไว้นักเขียนโปรแกรมประยุกต์ จะต้องทำการทดสอบ แก้ไขโปรแกรม ติดตั้งและบำรุงรักษาโปรแกรมที่พัฒนาขึ้น

3. ผู้จัดการศูนย์ประมวลผลคอมพิวเตอร์ (electronic data processing manager) ผู้จัดการศูนย์คอมพิวเตอร์ หรือ EDP manager เป็นบุคลากรระดับบริหารที่ทำหน้าที่กำหนดนโยบายและแผนการดำเนินงาน ของศูนย์คอมพิวเตอร์ การวางแผนเรื่องงบประมาณและการจัดหาทรัพยากรคอมพิวเตอร์ ตลอดจนการส่งเสริมและพัฒนาบุคลากรในหน่วยงานให้มีความรู้ความสามารถ ทันกับเทคโนโลยีสมัยใหม่

4. ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ (computer user) เป็นผู้ให้ข้อมูลความต้องการในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานในหน่วยงาน ตลอดจนเป็นผู้ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ที่ได้พัฒนาขึ้น หรือใช้โปรแกรมประยุกต์อื่น ๆ

         พีเพิลแวร์ คือ ผู้ปฏิบัติงานตามกระบวนวิธีการในกิจกรรมต่างๆ อันได้แก่ การสร้างหรือเก็บรวบรวมข้อมูล บางกลุ่มอาจทำหน้าที่ในการพัฒนาซอฟท์แวร์ขึ้นมาใหม่ๆ ตามความต้องการและในการประมาลผล และอาจเปลี่ยนแปลงโปรแกรมที่มีอยู่แล้วให้สอดคล้องตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงในโอกาสต่างๆ จะเห็นว่าบุคลากรทางคอมพิวเตอร์บางกลุ่มทำหน้าที่สร้างกระบวนการวิธีการให้แก่บุคลากรทางคอมพิวเตอร์กลุ่มอื่นๆ ได้เพื่อให้การทำงานหรือใช้งานด้วยคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์มีหลายประเภท ซึ่งแต่ละประเภทก็มีหน้าที่และความรับผิดชอบแตกต่างกันไปดังนี้ ผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ (User) หมายถึงผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ทั่วไป สามารถทำงานตามหน้าที่ในหน่วยงานนั้นๆ เช่น การพิมพ์งาน การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านเทคนิคต่างๆ ของคอมพิวเตอร์ก็ได้

    -ผู้ดูแลและซ่อมบำรุงเครื่องคอมพิวเตอร์ (Supporter) หมายถึงผู้ดูแลและคอยตรวจสอบสภาพเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อให้มีสภาพความพร้อมที่จะทำงานได้ตลอดเวลา กลุ่มนี้จะเรียนรู้เทคนิคการรักษา ดูแลเครื่องคอมพิวเตอร์ ตลอดการต่อเชื่อม ตลอดจนการใช้งานโปรแกรมต่างๆ ค่อนข้างดี

    -ผู้เขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ (Programmer) หมายถึงผู้เขียนโปรแกรมตามผู้ออกแบบและวิเคราะห์ระบบคอมพิวเตอร์เป็นผู้กำหนด เพื่อให้ได้โปรแกรมที่ตรงตามวัตถุประสงค์การใช้งานในองค์กร กลุ่มนี้จะศึกษามาทางด้านภาษาคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะ สามารถเขียนคำสั่งคอมพิวเตอร์โดยภาษาต่างๆ ได้ และเป็นนักพัฒนาโปรแกรมให้คนอื่นเอาไปใช้งาน

    -ผู้ออกแบบและวิเคราะห์ระบบคอมพิวเตอร์ (System Analysis) เป็นผู้ที่มีหน้าที่พิจารณาว่าองค์กรควรจะใช้คอมพิวเตอร์ในลักษณะใดจึงจะเหมาะสม เกิดประโยชน์สูงสุดและได้คุณภาพดี เป็นผู้ออกแบบโปรแกรมก่อนส่งงานไปให้โปรแกรมเมอร์ทำงานในส่วนต่อไป

    -ผู้บริหารระบบคอมพิวเตอร์ (System Manager) เป็นผู้มีหน้าที่บริหารทรัพยากรทุกชนิดที่เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กร

ข้อมูล 

        ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของสถานที่ ฯลฯ โดยอยู่ในรูปแบบที่ เหมาะสมต่อการสื่อสาร การแปลความหมายและการประมวลผลซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การรวบรวม การวัด ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อมูลตัวเลขหรือสัญญลักษณ์ใด ๆ ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่องตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชือนักเรียน เพศ อายุ เป็นต้น          

       สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หาค่าเฉลี่ยหรือใช้เทคนิคขั้นสูง เช่น การวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์หรือมีความเกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจให้คำตอบปัญหาต่าง ๆ ได้ สารสนเทศประกอบด้วยข้อมูลเอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย  สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น

ความสัมพันธ์ของข้อมูลสารสนเทศและระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยส่วนนำเข้า ส่วนประมวลผล และส่วนผลลัพธ์ ซึ่งตัวข้อมูลจะเป็นวัตถุดิบของระบบในส่วนนำเข้า เพื่อประมวลผลข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆกัน และได้สารสนเทศเป็นผลลัพธ์ของระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศในปัจจุบันนี้ได้นำเอาเครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ เพื่อให้การประมวลผลทำได้รวดเร็วขึ้น และเพื่อให้สารสนเทศที่ได้มีคุณภาพที่น่าเชื่อถือมากขึ้น
     ในประมวลผลข้อมูลไม่ว่าจะเป็นวิธีประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) การประมวลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล(Mechanical Data Processing) หรือใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ (Electronic Data Processing : EDP) จะมีขั้นตอนดังนี้ คือ
ในการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ ขั้นแรกของการนําข้อมูลเข้าจะต้องทําการเก็บรวบรวม ข้อมูล (Data Collection) ซึ่งอาจมาจากการสํารวจ (Survey) การสัมภาษณ์ (Interview) การสังเกตการณ์ (Observational) การทดลอง (Experimental) หรือมาจากบันทึกภายในขององค์กร จากหน่วยงานราชการ จากองค์กรธุรกิจเอกชน จากสถาบันการศึกษา ฯลฯ เช่น แบบสอบถามจากการทําสํามะโนประชากร อาจ จะรวบรวมเป็นของทั้งอําเภอ จากนั้นทําการแปลงสภาพข้อมูล (Data Conversion) คือ การจัดเตรียมข้อมูล ที่รวบรวมมาได้แล้วให้อยู่ในรูปที่สะดวกในการประมวลผล ข้อมูลบางประเภทได้จัดเก็บมาในรูปเอกสาร เช่น ข้อสอบของนักเรียนนักศึกษาก่อนนําไปตรวจและคํานวณคะแนน จําเป็นต้องนําเข้าเครื่องแปลงข้อมให้ อยู่ในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์ใช้งานได้ก่อน
ส่วนการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์มีหลักง่าย ๆ ว่า ทุกงานจะต้องมีแฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) สําหรับเก็บรายละเอียดข้อมูลทุกอย่างเกี่ยวกับงานนั้นให้ถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน ณ เวลาที่กําหนดให้ เช่น ถูกต้องถึงเมื่อสิ้นวันวาน แต่ในช่วงวันนี้ข้อมูลในแฟ้มหลักนี้อาจไม่ถูกต้องแล้ว เพราะมีการทํากิจกรรมที่เป็น ผลให้ข้อมูลเปลี่ยนไป และยังไม่ได้นําไปปรับปรุงแฟ้มหลัก ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมที่เกิดขึ้นในวันนี้เรียกว่า ข้อมูลปรับปรุง (Transaction Data) ซึ่งจะเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลปรับปรุง (Transaction File) และเมื่อถึงเวลาที่เหมาะสม

ประเภทและรูปแบบของข้อมูล

การจัดแบ่งประเภทของข้อมูลทําได้หลายวิธี ในที่นี้แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ
1. การจัดแบ่งข้อมูลในด้านขององค์กร
2. การจัดแบ่งข้อมูลในด้านแหล่งที่มา
3.การจัดแบ่งข้อมูลในด้านการบันทึกข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์

การจัดแบ่งข้อมูลในด้านขององค์กร

1. ข้อมูลภายใน หมายถึง ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นภายในองค์กร ได้แก่ ข้อมูล ประสิทธิภาพการทํางานของลูกจ้าง ความถูกต้องของการวางแผนครั้งที่ผ่านมา ข้อมูลพัสดุคงคลัง งบประมาณ เป็นต้น ซึ่งการได้มาของข้อมูลภายในนี้ อาจจะได้จากวิธีการที่ไม่เป็นทางการ เช่น การพบปะพูดคุยกัน

2. ข้อมูลภายนอก หมายถึง ข้อมูลที่เกิดขึ้นภายนอกหน่วยงาน เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับภาวะเศรษฐกิจ ข้อมูลรายได้ประชาชาติ อัตราการเจริญเติบโตของประชากร ข้อมูลของบริษัทคู่แข่ง เป็นต้น แหล่งข้อมูล เหล่านี้ได้แก่ ตัวลูกค้า บริษัทขายส่งสินค้า บริษัทคู่แข่งขัน วารสารทางธุรกิจ สมาคมต่าง ๆ หรือหน่วยงาน ของรัฐ เป็นต้น

การจัดแบ่งข้อมูลในด้านแหล่งที่มา

1. ข้อมูลปฐมภูมิหรือข้อมูลเบื้องต้น (Primary Data) หมายถึง ข้อมูลที่เก็บรวบรวมเป็นครั้งแรก เช่น ข้อมูลที่ได้จากแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ การสังเกตการณ์ การทดลอง เป็นต้น

2. ข้อมูลทุติยภูมิหรือข้อมูลสํารอง (Secondary Data) หมายถึง ข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมมาแล้ว และถูกนําออกเผยแพร่สู่สาธารณชนแล้ว (แต่บางแห่งก็ไม่ได้ตีพิมพ์) เป็นข้อมูลที่ต้องพร้อมนํามาใช้อยู่ ตลอดเวลา สิ่งที่ควรระวังเกี่ยวกับการนําข้อมูลทุติยภูมิมาใช้ คือ ข้อมูลนั้นมีความน่าเชื่อถือมากน้อย เพียงใด หน่วยงานที่เป็นเจ้าของข้อมูลคือใคร และเขาได้เก็บข้อมูลนั้นมาด้วยวิธีใด

การจัดแบ่งข้อมูลในด้านการบันทึกข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์

1. ข้อมูลเชิงจํานวน (Numeric Data) หมายถึง ข้อมูลที่บันทึกเป็นตัวเลข อาจนํามาใช้คํานวณ ได้ เช่น ข้อมูลน้ําฝนประจําวันที่เก็บบันทึกโดยกรมอุตุนิยมวิทยา เงินเดือนข้าราชการ

2. ข้อมูลอักขระ (Character Data) หรือข้อความ (Text) หมายถึง ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและ สัญลักษณ์ ซึ่งแสดงออกมาได้ จัดเรียงลําดับได้ แต่นําไปคํานวณไม่ได้ เช่น รหัสพนักงาน

3. ข้อมูลกราฟิก (Graphic Data) หมายถึง ข้อมูลที่เป็นจุดพิกัดของรูปหรือแผนที่ นิยมใช้ใน การออกแบบสินค้าผลิตภัณฑ์ แบบก่อสร้างอาคาร

4. ข้อมูลภาพลักษณ์ (Image) หมายถึง ข้อมูลที่แสดงความเข้มและสีของรูปภาพ หรือเอกสารที่ใช้ เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ ข้อมูลประเภทนี้สามารถนํามาแสดงทางจอภาพได้ สามารถขอขยายได้ แต่ไม่สามารถนํามาคํานวณได้

การที่ต้องมีข้อมูลแบบต่าง ๆ ในระบบคอมพิวเตอร์นั้น เป็นเพราะขีดจํากัดในการทํางานของ เครื่องคอมพิวเตอร์ และเพื่อความสะดวกในการใช้งาน

ความต้องการข้อมูลและสารสนเทศ

ปัจจุบันผู้บริหารต่างทราบกันดีว่า ข้อมูลและสารสนเทศเป็นทรัพยากรที่สําคัญขององค์กร เช่น ใน ด้านการผลิต ลูกค้ามีความต้องการด้านคุณภาพและคุณค่าของการบริการมากขึ้น ดังนั้น ผู้ผลิตจะต้องมี ความสามารถในการคาดคะเนปริมาณความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น เพื่อที่จะได้ไม่ต้องผลิตมากเกินความ ต้องการหรือน้อยเกินไป และผู้ผลิตจะต้องทราบว่าลูกค้าอยู่ที่ใด แหล่งวัตถุดิบที่มีคุณภาพและราคาถูกอยู่ ที่ใด จะหาบุคลากรที่มีคุณภาพได้จากที่ใด ฯลฯ

หน่วยงานราชการทุกหน่วยจําเป็นต้องใช้ข้อมูลด้านต่าง ๆ อยู่เป็นประจํา ทั้งนี้เพื่อจะได้มีความรู้ ความเข้าใจเหตุการณ์ที่เกิดในบ้านเมือง เช่น รู้ว่าเกิดอุทกภัยขึ้น ณ ตําบลใด มีผู้เดือดร้อนประมาณเท่าไร จะต้องบรรเทาทุกข์และจัดส่งของใช้ที่จําเป็นไปช่วยเหลือโดยวิธีใด หรือรู้ว่าขณะนี้เกิดโรคระบาดในประเทศ ใกล้เคียง จะต้องเข้มงวดตรวจตราผู้ที่เดินทางเข้ามาจากประเทศนั้น หรือรู้ว่าขณะนี้ทิศทางอุตสาหกรรมโลกกําลังก้าวไปทางไหน จะได้ส่งเสริมการทําอุตสาหกรรมนั้น ๆ ให้แข่งขันกับประเทศอื่นได้

สําหรับสถานการณ์โลกพบว่าประเทศต่าง ๆ ล้วนให้ความสําคัญต่อเรื่องข้อมูลมาก มีหน่วยงาน จัดหาข้อมูลของประเทศคู่ค้า ทําการวิจัยตลาดเกี่ยวกับสินค้า ศักยภาพในการแข่งขัน และการผลิตส่งกลับ ให้ประเทศของตน ทั้งนี้เพื่อใช้ในการวางแผนทําการค้าอย่างได้เปรียบ

กรรมวิธีข้อมูล

งานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์นั้นมีหลายอย่างด้วยกัน เรารวมเรียกงาน เหล่านี้ว่า “กรรมวิธีข้อมูล” ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

1. การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) คือ การเก็บข้อมูลที่เราสนใจจากต้นกําเนิดข้อมส ปัจจุบันบริษัทชั้นนําพยายามนําระบบอัตโนมัติมาใช้ในการเก็บข้อมูลมากขึ้น เช่น ใช้รหัสแท่ง (Barcode ในการเก็บข้อมูล

2. การบันทึกข้อมูลเก็บลงบนสื่อข้อมูล (Recording) ข้อมูลต่าง ๆ ที่นําเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ นั้น ต้องบันทึกลงบนสื่อข้อมูลสําหรับเอาไว้ใช้งานนาน ๆ หรือเพื่ออ้างอิงในภายหลัง สือข้อมูลที่ใช้อยู่ใน ปัจจุบันมีอยู่หลายชนิดด้วยกัน เช่น จานแม่เหล็ก (Magnetic Disk) เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) แผ่น ดิสเก็ตต์ (Floppy Disk) แผ่นซีดีรอม (CD-ROM)

3. การตรวจสอบความถูกต้อง (Data Edit) ซึ่งแยกได้ 2 แบบ คือ Verification เป็นการตรวจว่า ข้อมูลที่บันทึกไว้นั้นตรงกับข้อมูลที่ปรากฏบนเอกสารฉบับข้อมูลหรือไม่ กับแบบ Validation เป็นการ ตรวจสอบว่าข้อมูลนั้นใช้ได้หรือไม่ เช่น ใช้อักษร M กับ F แทนรหัสเพศ ก็ต้องตรวจสอบว่าข้อมูลต้องไม่ เป็นช่องว่างหรือใส่รหัส G ไม่ได้

4. การประมวลผล (Data Processing) เป็นการนําข้อมูลและข่าวสารต่าง ๆ ที่บันทึกเอาไว้แล้ว มาคํานวณหรือประมวลผลในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อจัดทําเป็นสารสนเทศ และรายงานต่าง ๆ โดยการประมวลผล | นั้นใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือสําคัญ

5. การแสดงผลลัพธ์ (Data Output) คือ การนําผลลัพธ์ที่ประมวลได้มาแสดงในรูปแบบต่าง ๆ ตามที่ผู้ใช้ต้องการ คอมพิวเตอร์อาจแสดงผลลัพธ์ได้โดยใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น เครื่องพิมพ์ (Printer) | เครื่องพิมพ์เลเซอร์ (Laser Printer) จอภาพ ลําโพง

6. การจัดสําเนาผลลัพธ์และรายงาน (Copying) ผลลัพธ์บางอย่างที่ได้จากคอมพิวเตอร์นั้น เรา | จําเป็นจะต้องจัดทําหลายชุดเพื่อเผยแพร่ ดังนั้น จึงต้องใช้เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ กล้องถ่ายรูป | และอุปกรณ์อื่น ๆ จัดทําผลลัพธ์รายงานออกมาหลาย ๆ ชุดเพื่อเผยแพร่

7. การสื่อสารข้อมูล (Data Communication) คือ กระบวนการส่งต่อข้อมูลไปยังหน่วยอื่นหรือ ลําดับขันอื่น โดยใช้อุปกรณ์สื่อสารแบบต่าง ๆ เช่น โทรศัพท์ โทรเลข โทรสาร ระบบเคเบิลใต้น้ํา ระบบ ดาวเทียม

8. การสํารองข้อมูล (Backup) ข้อมูลของบริษัทและหน่วยงาน คือ ทรัพยากรที่มีค่าอย่างยิ่ง ถ้า 1 หากสูญหายหรือถูกทําลายไปจะก่อให้เกิดปัญหาอย่างมากต่อการดําเนินงาน ดังนั้น จึงต้องสํารองข้อมูลที่ อยู่ในระบบคอมพิวเตอร์มาเก็บไว้ในสื่อต่าง ๆ สําหรับน้ํามาใช้ใหม่เมื่อข้อมูลเดิมถูกทําลายหรือมีปัญหา

9. การบีบอัดข้อมูล (Data Compression) เป็นเทคนิคที่ช่วยลดขนาดพื้นที่เก็บข้อมูลที่จะต้อง ส่งจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง เพื่อให้สามารถส่งไปได้เร็วขึ้น มีความสําคัญมากต่อการประชุมทางไกลซึ่งต้องส่ง ทั้งข้อมูลภาพและเสียงไปทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์

10. การเข้ารหัสข้อมูล (Coding) เป็นเทคนิคที่ช่วยให้สามารถจัดเก็บข้อมูลได้ปลอดภัย ไม่ต้อง กลัวถูกผู้อื่นคัดลอกไป เพราะข้อมูลถูกเปลี่ยนเป็นรหัสที่อ่านไม่เข้าใจ ถึงจะพยายามแกะรหัสก็ไม่เป็น ประโยชน์ เพราะจะต้องเสียเวลานานมาก

ลักษณะของข้อมูลที่ดี

1. มีความถูกต้อง (Accuracy) และน่าเชื่อถือ (Reliability) เพราะถ้าข้อมูลผิดจะทําให้การ ปฏิบัติงานและการตัดสินใจใช้ข้อมูลนั้นเป็นพื้นฐานต้องผิดพลาดไปด้วย

2. ครบถ้วนสมบูรณ์ (Completeness) ไม่เก็บแบบครึ่ง ๆ กลาง ๆ เช่น ระบบบุคลากร เราสนใจ เรืองวุฒิความสามารถ แต่ถ้าไม่บันทึกข้อมูลเรื่องวันเกิดและเพศ ข้อมูลที่เก็บไว้ก็ไม่สมบูรณ์ และไม่สามารถ บอกความแตกต่างในการปฏิบัติงานของบุคลากรทั้งสองเพศหรือบุคลากรที่อายุต่างกันได้

3. มีความเป็นปัจจุบัน (Up-to-Date) เนื่องจากความเป็นจริงสถานการณ์ทุกอย่างจะเปลี่ยนแปลง ตลอดเวลา ข้อมูลที่บันทึกไว้เมื่อสัปดาห์ที่แล้วจะไม่ได้บอกความถูกต้องถึงวันนี้ แต่จะถูกต้องถึงเฉพาะ สัปดาห์ที่แล้ว ดังนั้น จึงต้องมีการแก้ไขปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

4. ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (Relevancy)

5. ค้นคืนได้สะดวก (Easy to Retrieve) การเก็บบันทึกข้อมูลต่าง ๆ จะต้องสามารถค้นคืน ออกมาใช้งานได้ตลอดเวลา ไม่ใช่เป็นการเก็บทิ้งไว้โดยเปล่าประโยชน์

นอกจากคุณสมบัติดังกล่าวข้างต้นแล้ว ยังมีคุณสมบัติที่แอบแฝงอีกบางลักษณะที่สัมพันธ์กับ ระบบสารสนเทศ และวิธีการดําเนินงานของระบบสารสนเทศ คุณสมบัติเหล่านี้จะมีความสําคัญแตกต่าง เปตามลักษณะงานเฉพาะอย่าง คุณสมบัติเหล่านี้ได้แก่

ความละเอียดแม่นยํา ได้แก่ ความละเอียดแม่นยําในการวัดข้อมูล ให้ความเชื่อถือได้สูง เช่น นาดของชิ้นส่วนของอุปกรณ์ที่ต้องการสังผลิต เป็นต้น

คุณสมบัติเชิงปริมาณ ได้แก่ ความสามารถที่จะแสดงออกมาในรูปของตัวเลข เช่น เปอร์เซ็นต์ ความเชื่อมั่นของข้อมูลที่ใช้ช่วยในการตัดสินใจ เป็นต้น

- ความยอมรับได้ ได้แก่ ระดับความยอมรับได้ของกลุ่มผู้ใช้สารสนเทศอย่างเดียวกัน เป็น ลักษณะของแบบฟอร์ม รูปแบบของรายงาน เป็นต้น

- การใช้ได้ง่าย ได้แก่ สามารถนําไปใช้ได้ง่ายและรวดเร็ว

- ความไม่ลําเอียง หมายถึง ไม่เป็นสารสนเทศที่มีจุดประสงค์จะปกปิดข้อเท็จจริงบางอย่าง ซึ่ง ทําให้ผู้ใช้เข้าใจผิดไปจากความเป็นจริง

ชัดเจน หมายถึง การมีความคลุมเครือน้อยที่สุด สามารถทําความเข้าใจได้ง่าย

ข้อมูล หมายถึง ความจริงที่เป็นตัวเลข ข้อความหรือรายละเอียดในรูปแบบต่าง ๆ สารสนเทศ หมายถึง เรื่องราวต่าง ๆ ที่ได้จากการนําข้อมูลมาประมวล การประมวลผลข้อมูล หมายถึง การกระทํากัน ข้อมูลหรือข้อเท็จจริงต่าง ๆ เพื่อให้ได้ข่าวสารหรือสารสนเทศที่มีความหมาย มีประโยชน์ต่อผู้ใช้ โดยมี ขั้นตอน คือ การนําข้อมูลเข้า การประมวลผล และการนําเสนอข้อมูล

ข้อมูลและสารสนเทศมีประโยชน์ในการช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงาน การจัดการ และการตัดสินใจ ในการที่จะป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ผู้ใช้จะเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งที่เกิดรายการนั้น ๆ แล้วนํามาทําให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องพร้อมอ่านได้ โดยน้ํามาบันทึกไว้ในสื่อข้อมูลต่าง ๆ

การจัดแบ่งประเภทข้อมูลทําได้หลายวิธี เช่น การจัดแบ่งในด้านขององค์กร ได้แก่ ข้อมูลภายใน และข้อมูลภายนอกองค์กร การจัดแบ่งในด้านแหล่งที่มาของข้อมูล ได้แก่ ข้อมูลปฐมภูมิและข้อมูลทุติยภูมิ และการจัดแบ่งในด้านการบันทึกข้อมูลในคอมพิวเตอร์ ได้แก่ ข้อมูลเชิงจํานวน ข้อมูลอักขระข้อมูลกราฟิก ข้อมูลภาพลักษณ์

กรรมวิธีข้อมูล หมายถึง งานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ มีด้วยกันหลายอย่าง เช่น การเก็บรวบรวมข้อมูล การบันทึกข้อมูลลงสือ การประมวลผลข้อมูล การสื่อสารข้อมูล เป็นต้น ลักษณะ ของข้อมูลสารสนเทศที่ดี ได้แก่ ข้อมูลมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือ ครบถ้วนสมบูรณ์ มีความเป็นปัจจุบัน ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ และค้นคืนได้สะดวก

หน่วยข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์

ระบบเครื่องคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าขนาดเล็กหรือใหญ่จะมีข้อมูลหน่วยที่เล็กที่สุดที่ถูกกําหนดไว้ คอมพิวเตอร์จัดเก็บและนําไปใช้ได้คือ “บิต” หรือไบนารีดิจิต (Binary Digit) จํานวน 1 นัด 1 ตําแหา นั้นเอง) ซึ่งสามารถถูกแทนค่าด้วยตัวเลขได้ 2 ค่า คือ เป็น 1 หรือ 0 จํานวนหลาย ๆ ปตรวมกัน ทําให้ เป็นหน่วยวัดอื่น ๆ ดังนี้

จํานวน                                                      หน่วย 

1 บิต                                                     0 หรือ 1

8 บิต                                                   1ไบต์ (byte) 

1,024 ไบต์                                    1 กิโลไบต์ (Kilobyte)

 1,048,576 ไบต์                           1 เมกะไบต์ (Megabyte) 

1,073,741,824 ไบต์                      1 กิกะไบต์ (Gigabyte) 

1,099,511,627,776 ไบต์               1 เทราไบต์ (Terabite)

ระบบรหัสข้อมูลแทนตัวอักษร (Encoding System)

เนื่องจากเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นเพียงอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ทํางานด้วยกระแสไฟฟ้า ไม่สามารถ รับรู้ภาษาของมนุษย์ได้ ดังนั้น คอมพิวเตอร์จึงต้องมีภาษาเป็นของตัวเอง ภาษาที่คอมพิวเตอร์ใช้ คือ

Binary Code เพื่อให้มนุษย์กับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถติดต่อกันได้ จึงทําให้จําเป็นต้องมีการแปลงข้อมูล จากรหัสตัวอักษรและตัวเลข (Alphaทนทmeric Characters) ไปเป็นบิต เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจ ดระบบการลงรหัสที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมีอยู่ด้วยกัน 3 ระบบ คือ

ในระบบ เอ็บ-ซี-ดิก (Extended Binary Coded Deciทาal Interchange Code EBD เป็น - ระบบที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยบริษัท IBM ในปี พ.ศ. 2493 เพื่อใช้แทนระบบรหัสข้อมูลแบบ บี ซี ดี (BinaryCode Decima : BCD) ซึ่ง IBM ได้คิดค้นขึ้นเพื่อใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ในยุคแรก ในระบบนเป็นระยะ ที่ใช้พื้นที่ในการเก็บข้อมูล 6 บิต ทําให้สามารถแทนรหัสข้อมูลได้ 64 สัญลักษณ์ (1 บิตแทนสัญลักษณ์ได้ 2 ค่า เมื่อใช้ 6 บิตจะสามารถแทนค่าได้ 2 ยกกําลัง 6) ในเอ็บซีดีกนี้ เพื่อให้สามารถแทนรหัสข้อมุลเดจานวน มากขึ้นเป็น 256 สัญลักษณ์ ระบบรหัสเอ็บซีดีกนี้ใช้ในเครื่องคอมพิวเตอร์เมนเฟรมของ IBM และเครื่องประดับ มินิคอมพิวเตอร์ (Mini-Computer or Mid-Range Computer) จนกระทั่งเกิดเครื่องคอมพิวเตอร์ เล็กขึ้น รหัสแอสก็ได้ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้งานและกลายเป็นมาตรฐานแทนที่รหัสข้อมูลแทนตัวอักษร แบบเอ็บซีดีกในที่สุด

ระบบรหัสแอสกี (Annerican Standard Code for Information Interchange : ASCll) ถูก กําหนดขึ้นโดยองค์กรแอนซ์ (American National Standards Institute : ANSI) เพื่อกําหนดให้การใช้ สัญลักษณ์แทนตัวอักษรเป็นไปในมาตรฐานเดียวกัน คงใช้จํานวน 8 บิตในการจัดเก็บสัญลักษณ์ เป็นที่แพร่หลายอยู่ทั่วไปในระบบคอมพิวเตอร์ปัจจุบัน ภายหลังที่เครือข่ายอินเทอร์เน็ตแพร่หลาย ทําให้เกิด แวตรฐานของรหัสแทนตัวอักษรแบบยูนิโค้ด ซึ่งปัจจุบันเริ่มนํามาใช้แทนรหัสแอสกี

ยูนิโค้ด (Unicode Worldwide Character Standard) ใช้จํานวน 16 บิต ในการแทนสัญลักษณ์ ต่าง ๆ ซึ่งด้วยขนาดบิตที่มากกว่ารหัสแบบแอสกีถึง 2 เท่า ทําให้ในระบบรหัสข้อมูลแบบยูนิโค้ดสามารถเก็บ สัญลักษณ์ได้มากถึง 65,536 สัญลักษณ์สามารถจัดเก็บสัญลักษณ์ตัวอักษรได้ทุกภาษาบนโลก เช่น ไทย จีน ญี่ปุ่น เกาหลี เป็นต้น รหัสยูนิโค้ดมีข้อดีในด้านการแสดงข้อมูลภาษาต่าง ๆ ทั่วโลกได้โดยไม่ต้องแปลง ไปใช้รหัสแอสกีของภาษานั้น ๆ บริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ต่าง ๆ หันมาสนับสนุนมาตรฐานนี้ เช่น ไมโครซอฟต์ เน็ตสเคป ก็ได้พัฒนายนิโค้ดอยู่ในโปรแกรมของตน จึงถือได้ว่าเป็นรหัสแทนสัญลักษณ์ที่เป็นมาตรฐาน สําหรับคอมพิวเตอร์ทั่วโลก

การจัดเก็บและการดูแลข้อมูลที่ดีนั้นจําเป็นจะต้องเก็บข้อมูลอย่างมีระบบและเป็นระเบียบเพื่อ ทําให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลและดูแลข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังสามารถเรียกใช้ข้อมูลหรือค้นหา ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันท่วงที เพราะฉะนั้นเราจึงต้องมาศึกษาเกี่ยวกับเรื่องการจัดการข้อมอ ซึ่งเครื่องมือชนิดหนึ่งที่มีความสามารถในการจัดการข้อมูลก็คือ “ระบบฐานข้อมูล”

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ทําให้ผู้ใช้สามารถใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในระบบงาน ต่าง ๆ ร่วมกันได้ โดยที่จะไม่เกิดความซ้ําซ้อนของข้อมูล และยังสามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูล ด้วย อีกทั้งข้อมูลในระบบก็จะถูกต้องเชื่อถือได้ และเป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยจะมีการกําหนดระบบความ ปลอดภัยของข้อมูลขึ้น

นับได้ว่าปัจจุบันเป็นยุคของสารสนเทศ เป็นที่ยอมรับกันว่า สารสนเทศเป็นข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรอง อย่างเหมาะสม สามารถนํามาใช้ประโยชน์อย่างมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการนํามาใช้งานด้านธุรกิจ การบริหาร และกิจการอื่น ๆ องค์กรที่มีข้อมูลปริมาณมาก ๆ จะพบความยุ่งยากลําบากในการจัดเก็บข้อมูล ตลอดจน การนําข้อมูลที่ต้องการออกมาใช้ให้ทันต่อเหตุการณ์ ดังนั้น คอมพิวเตอร์จึงถูกนํามาใช้เป็นเครื่องมือช่วย ในการจัดเก็บข้อมูล การประมวลผลข้อมูล ซึ่งทําให้ระบบการจัดเก็บข้อมูลเป็นไปได้สะดวก ทั้งนี้โปรแกรม แต่ละโปรแกรมจะต้องสร้างวิธีควบคุมและจัดการกับข้อมูลขึ้นเอง ฐานข้อมูลจึงเข้ามามีบทบาทสําคัญ อย่างมาก โดยเฉพาะระบบงานต่าง ๆ ที่ใช้คอมพิวเตอร์ การออกแบบและพัฒนาระบบฐานข้อมูลจึงต้อง คํานึงถึงการควบคุมและการจัดการความถูกต้อง ตลอดจนประสิทธิภาพในการเรียกใช้ข้อมูลด้วย

ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง โครงสร้างสารสนเทศที่ประกอบด้วยรายละเอียด ของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน ที่จะนํามาใช้ในระบบต่าง ๆ ร่วมกัน ระบบฐานข้อมูลจึงนับว่าเป็นการจัดเก็บ ข้อมูลอย่างเป็นระบบ ซึ่งผู้ใช้สามารถจัดการกับข้อมูลได้ในลักษณะต่าง ๆ ทั้งการเพิ่ม การแก้ไข การลบ ตลอดจนการเรียกดูข้อมูล ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการประยุกต์นําเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการ ฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลจะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูล (File) หลาย ๆ แฟ้มข้อมูลมารวมกัน โดยแต่ละแฟ้มข้อมูล ประกอบด้วยระเบียนข้อมูล (Record) หลาย ๆ ระเบียน ซึ่งแต่ละระเบียนจะมีรายละเอียดของข้อมูลอย่างไร ขึ้นกับการกําหนดขอบเขตข้อมูลตามความจําเป็นและความต้องการของแต่ละหน่วยงานแต่ละระบบงานตัว และรายละเอียดของข้อมูลแต่ละข้อมูลจะมีความสัมพันธ์และเกี่ยวข้องกัน ซึ่งข้อมูลที่เก็บจะถูกนํามาใช้งาน ในด้านต่าง ๆ เช่น ทางด้านธนาคารจะมีฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเงินฝาก ข้อมูลการให้สินเชื่อ ทางด้านโรงพยาบาลจะมีฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลประวัติคนไข้ ข้อมูลของแพทย์ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะ เป็นต้น ซึ่งข้อมูลดังกล่าวนั้น ๆ จะถูกจัดเก็บเอาไว้อย่างมีระบบระเบียบ เป็นแบบแผน เพื่อประโยชน์ และให้ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้องตามความต้องการ

  การควบคุมดูแลและการใช้ฐานข้อมูลนั้นเป็นเรื่องที่ยุ่งยากซับซ้อน เพราะจะต้องมีการตัดสินใจว่า

สร้างในการเก็บข้อมูลควรจะเป็นเช่นไร การเขียนโปรแกรมเพื่อสร้างและเรียกใช้ข้อมูลจากโครงสร้างที่เด |้างขึ้นก็เป็นเรื่องที่ยุ่งยากอีกเรื่องหนึ่ง และยิ่งถ้าโปรแกรมที่เขียนเหล่านั้นเกิดทํางานผิดพลาดขึ้นมาก็จะ

ส่งผลให้เกิดความเสียหายต่อโครงสร้างข้อมูลทั้งหมดได้ เพื่อเป็นการลดภาระการทํางานของผู้สร้างและ ได้ข้อมูลจึงได้มี Software ขึ้นมา ซึ่งมีชื่อว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล หรือ Database Management วรรอกา (DBMS) โดย DBMS จะเป็น Software สื่อกลางระหว่างผู้ใช้และโปรแกรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ การใช้ฐานข้อมูล ซึ่งจะทําหน้าที่ในการควบคุมดูแลและเรียกใช้งานข้อมูลในฐานข้อมูล โดยผู้ใช้ไม่จําเป็นต้อง รับรู้เกี่ยวกับรายละเอียดภายในโครงสร้างของฐานข้อมูลเลย

เมื่อทราบกันดีแล้วว่าฐานข้อมูลมีความหมายอย่างไรและประกอบด้วยอะไรบ้าง และก่อนที่จะเป็น สานข้อมูลได้นั้นก็จะต้องประกอบไปด้วยข้อมูลต่าง ๆ มากมาย ฉะนั้นจึงเห็นได้ว่าข้อมูลจึงมีความสําคัญ อย่างมากในการตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระดับผู้บริหาร การจัดเก็บข้อมูลจึงมีความจําเป็นที่จะต้อง การจัดเก็บข้อมูลให้ถูกต้อง แม่นยํา ทันสมัย ไม่ซ้ําซ้อนสามารถเรียกใช้ร่วมกันได้

สาเหตุที่ต้องมีฐานข้อมูล

ในระบบงานต่าง ๆ ที่ไม่ได้เป็นระบบฐานข้อมูล (Database System) แฟ้มข้อมูลจะถูกออกแบบ เพื่อใช้งานเฉพาะงานนั้น ๆ เท่านั้น และจะถูกจัดเก็บแยกกันบน Tape หรือ Disk และบ่อยครั้งที่พบว่า แฟ้มข้อมูลของงานต่าง ๆ ที่อยู่คนละที่กันมีข้อมูลที่เหมือนกัน ซึ่งข้อมูลที่ซ้ําซ้อน (Redundancy Data) กันนี้ ก่อให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ในการทํางาน เพราะว่าเป็นการยากในการที่จะรักษาความถูกต้องและสอดคล้อง กันของข้อมูล (Data Consistent) เหล่านั้น ซึ่งเก็บแยกกันคนละที่หรือคนละแหล่งข้อมูล

นอกจากนี้แล้ว ขณะที่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงระบบงานที่มีอยู่หรือเพิ่มระบบงานให้มีความใหญ่โต เพิ่มขึ้น ซึ่งโปรแกรมเมอร์มักจะประสบปัญหาในภาวะต่าง ๆ ดังนี้ 11. มีข้อมูลซ้ําซ้อนอยู่ในแฟ้มข้อมูลทั้งที่ต่างที่เก็บและที่เก็บอยู่ในที่เดียวกัน ไม่ว่าความซ้ําซ้อนนั้น จะมากน้อยเพียงใด

2 โปรแกรมเมอร์ต้องใช้เวลามากในการแก้ไขโปรแกรมของระบบงานที่ทําอยู่ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ปแบบของระเบียนในแฟ้มข้อมูล (Record Layout) หรือ I/O Device Characteristic

3. การเปลี่ยนชื่อเก็บข้อมูล หรือวิธีการเข้าถึงข้อมูล

4. ความรู้เกี่ยวกับลักษณะและวิธีการเข้าถึงของอุปกรณ์ Device ต่าง ๆ จะเป็นตัวจํากัดความ สามารถของโปรแกรมเมอร์

5. งาน Batch อาจจะต้องขยายให้เป็นงาน Teleprocessing

หน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูล

หน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูลสามารถแบ่งออกเป็นข้อย่อย ๆ ได้ ดังต่อไปนี้

1. ช่วยกําหนดและเก็บโครงสร้างฐานข้อมูล (Define and Store Database Structure)

2. การเรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูล (Load Database) เมื่อมีการประมวลผลที่เกิดจากการ ทํางานของโปรแกรมประยุกต์ ระบบจัดการฐานข้อมูลจะทําการรับและเก็บข้อมูลที่ป้อนเข้ามาเอาไว้ใน ฐานข้อมูลเพื่อใช้ในการประมวลผลต่อไป

3. เก็บและดูแลข้อมูล (Store and IMaintain Data) ข้อมูลในระบบฐานข้อมูลจะถูกเก็บรวบรวม ไว้ด้วยกัน โดยมีระบบจัดการฐานข้อมูลเป็นผู้ดูแลรักษาข้อมูลเหล่านั้น

4. ประสานงานกับระบบปฏิบัติการ (Operating System) ดังที่ได้ทราบกันอยู่แล้วว่าระบบ ปฏิบัติการเป็นโปรแกรมที่คอยควบคุมการทํางานของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมต่าง ๆ ในเครื่อง คอมพิวเตอร์ ระบบจัดการฐานข้อมูลก็จะทําหน้าที่ประสานงานกับระบบปฏิบัติการเพื่อให้การทํางานเป็นไป อย่างถูกต้องตามที่ผู้ใช้ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นการเรียกใช้ข้อมูล การแก้ไขข้อมูล หรือออกรายงาน

5 ช่วยควบคุมความปลอดภัย (Security Control) ในระบบจัดการฐานข้อมูล จะมีวิธีควบคุมเพื่อ เป็นการป้องกันความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นกับฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการเรียกใช้หรือแก้ไขเปลี่ยนแปลง ข้อมูลของผู้ใช้ในระบบ ผู้ใช้จะสามารถเรียกข้อมูลขึ้นมาทําการแก้ไขได้แตกต่างกัน เป็นต้น

6. การจัดทําข้อมูลสํารองและการกู้ (Backup and Recovery) ในระบบจัดการฐานข้อมูลจะจัดทํา ข้อมูลสํารองของฐานข้อมูลเอาไว้ และเมื่อมีปัญหากับระบบฐานข้อมูล เช่น แฟ้มข้อมูลหายซึ่งอาจเกิดขึ้น เนื่องจากดิสก์เสีย ลบผิดแฟ้มข้อมูล หรือไฟไหม้ ฯลฯ ระบบจัดการฐานข้อมูลจะใช้ระบบข้อมูลสํารองนี้ใน การฟื้นสภาพการทํางานของระบบให้สู่สภาวะปกติได้

ควบคุมการใช้ข้อมูลพร้อมกัน (Concurrency Control) ในระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ปัจจุบัน โปรแกรมการทํางานมักจะเป็นแบบผู้ใช้หลายคน (Multi User) จึงทําให้ผู้ใช้แต่ละคนสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้ พร้อมกัน ระบบจัดการฐานข้อมูลที่มีคุณสมบัติควบคุมการใช้ข้อมูลพร้อมกันนี้ จะทําการควบคุมการใช้ข้อมูล พร้อมกันของผู้ใช้หลายคนในเวลาเดียวกันได้ โดยมีระบบการควบคุมที่ถูกต้องเหมาะสม เช่น ถ้าการแก้ไข ข้อมูลนั้นยังไม่เรียบร้อย ผู้ใช้อื่น ๆ ที่ต้องการเรียกใช้ข้อมูลนี้จะไม่สามารถเรียกข้อมูลนั้น ๆ ขึ้นมาทํางาน ใด ๆ ได้ ต้องรอจนกว่าการแก้ไขข้อมูลของผู้ที่เรียกใช้ข้อมูลนั้นก่อนจะเสร็จเรียบร้อย จึงจะสามารถเรียก ข้อมสนั้นไปใช้งานต่อได้ ทั้งนี้เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาการเรียกใช้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

2. ควบคุมความบูรณภาพของข้อมูล (Integrity Control) ระบบจัดการฐานข้อมูลจะทําการควบคุม ค่าของข้อมูลในระบบให้ถูกต้องตามที่ควรจะเป็น

9 จัดทําพจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) ระบบจัดการฐานข้อมูลจะทําการสร้างพจนานุกรม ข้อมลขึ้นมาให้ เมื่อมีการกําหนดโครงสร้างของฐานข้อมูลขึ้นมา เพื่อเป็นเอกสารหรือแหล่งข้อมูลที่เก็บ รายละเอียดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูล เช่น ชื่อแฟ้มข้อมูล ชื่อเขตข้อมูล เป็นต้น

นิยามและคําศัพท์พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล

บิต (Bit) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด ไบท์ (Byte) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนําบิตมารวมกันเป็นตัวอักขระ (Character)

เขตข้อมูล (Field) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่ประกอบขึ้นจากตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไปมา รวมกันแล้วได้ความหมายของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ชื่อ ที่อยู่ เป็นต้น

ระเบียน (Record) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนําเอาเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตข้อมูลมา ร่วมกัน เพื่อเกิดเป็นข้อมูลเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ข้อมูลของนักศึกษา 1 ระเบียน (1 คน) จะประกอบด้วย

รหัสประจําตัวนักศึกษา 1 เขตข้อมูล ชื่อนักศึกษา 1 เขตข้อมูล

ที่อยู่ 1 เขตข้อมูล 

แฟ้มข้อมูล (File) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนําข้อมูลหลาย ๆ ระเบียนที่เป็นเรื่อง ยวกันมารวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลนักศึกษา แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลพนักงาน

ความสําคัญของระบบฐานข้อมูล

จากการจัดเก็บข้อมูลรวมเป็นฐานข้อมูลจะก่อให้เกิดประโยชน์ดังนี้

1. สามารถลดความซ้ําซ้อนของข้อมูลได้ การเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่ ทําให้เกิด ความซ้ําซ้อน (Redundancy) ดังนั้น การนําข้อมูลมารวมเก็บไว้ในฐานข้อมูล จะช่วยลดปัญหาการเกิดความ ซ้ําซ้อนของข้อมูลได้ โดยระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBIMS) จะช่วย ควบคุมความซ้ําซ้อนได้ เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลจะทราบได้ตลอดเวลาว่ามีข้อมูลซ้ําซ้อนกันอยู่ที่ ใดบ้าง

2. หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้ หากมีการเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่และมีการ ปรับปรุงข้อมูลเดียวกันนี้ แต่ปรับปรุงไม่ครบทุกที่ที่มีข้อมูลเก็บอยู่ก็จะทําให้เกิดปัญหาข้อมูลชนิดเดียวกัน อาจมีค่าไม่เหมือนกันในแต่ละที่ที่เก็บข้อมูลอยู่ จึงก่อให้เกิดความขัดแย้งของข้อมูลขึ้น (Inconsistency)

3. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ฐานข้อมูลจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลรวมไว้ด้วยกัน ดังนั้น หากผู้ใช้ ต้องการใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลที่มาจากแฟ้มข้อมูลต่าง ๆ ก็จะทําได้โดยง่าย

4. สามารถรักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล บางครั้งพบว่าการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล อาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น เช่น จากการที่ผู้ป้อนข้อมูลป้อนข้อมูลผิดพลาด คือ ป้อนจากตัวเลขหนึ่งไปเป็น อีกตัวเลขหนึ่ง โดยเฉพาะกรณีมีผู้ใช้หลายคนต้องใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลร่วมกัน หากผู้ใช้คนใดคนหนึ่งแก้ไข ข้อมูลผิดพลาดก็ทําให้ผู้อื่นได้รับผลกระทบตามไปด้วย ในระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) จะสามารถใส่ กฎเกณฑ์เพื่อควบคุมความผิดพลาดที่เกิดขึ้น

5. สามารถกําหนดความเป็นมาตรฐานเดียวกันของข้อมูลได้ การเก็บข้อมูลร่วมกันไว้ในฐานข้อมูล จะทําให้สามารถกําหนดมาตรฐานของข้อมูลได้ รวมทั้งมาตรฐานต่าง ๆ ในการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นไปใน ลักษณะเดียวกันได้ เช่น การกําหนดรูปแบบการเขียนวันที่ในลักษณะ วัน/เดือน/ปี หรือ ปี/เดือน/วัน ทั้งนี้ จะมีผู้ที่คอยบริหารฐานข้อมูลที่เรียกว่า ผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator : DBA) เป็นผู้กําหนด มาตรฐานต่าง ๆ

6. สามารถกําหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลได้ ระบบความปลอดภัยในที่นี้ เป็นการป้องกัน ไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิมาใช้ หรือมาเห็นข้อมูลบางอย่างในระบบ ผู้บริหารฐานข้อมูลจะสามารถกําหนดระดับ

ให้ผู้ใช้ที่ไม่มีสิท การเรียกใช้ข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนได้ตามความเหมาะสม

7. เกิดความเป็นอิสระของข้อมูลในระบบฐานข้อมูลจะมีตัวจัดการฐานข้อมูลที่ทําหน้าที่เป็น

ด้วยเชื่อมโยงกับฐานข้อมูล โปรแกรมต่าง ๆ อาจไม่จําเป็นต้องมีโครงสร้างข้อมูลทุกครั้ง ดังนั้น การแก้ไขข้อมูล บางครั้ง จึงอาจกระทําเฉพาะกับโปรแกรมที่เรียกใช้ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงเท่านั้น ส่วนโปรแกรมที่ไม่ได้เรียกใช้ มูลดังกล่าว ก็จะเป็นอิสระจากการเปลี่ยนแปลง

รูปแบบของระบบฐานข้อมูล

รูปแบบของระบบฐานข้อมูล มีอยู่ด้วยกัน 3 ประเภท คือ

1. ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database) เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง ite หรือเรียกว่า รีเลชั่น (Relation) มีลักษณะเป็น 2 มิติ คือ เป็นแถว (Row) และเป็นคอลัมน์ (Colนทาท) เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตาราง จะเชื่อมโยงโดยใช้แอททริบิวต์ (Attribute) หรือคอลัมน์ที่เหมือนกัน สองยารางเป็นตัวเชื่อมโยงข้อมูล ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์นี้จะเป็นรูปแบบของฐานข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน

2. ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย (Network Database) จะเป็นการรวมระเบียนต่าง ๆ และ การเรียนรู้ระหว่างระเบียนแต่จะต่างกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คือ ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะแฝง

กันเอาไว้ โดยระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันจะต้องมีค่าของข้อมูลในแอททริบิวต์ใดแอททริบิวต์หนึ่ง น แต่สานข้อมูลแบบเครือข่ายจะแสดงความสัมพันธ์อย่างชัดเจน

3. สานข้อมูลแบบลําดับขั้น (Hierarchical Database) เป็นโครงสร้างที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะ เป็นต้นแบบพ่อ-ลูก (Parent-Child Relationship Type : PCR Type) หรือเป็นโครงสร้างรูปแบบ

แลา ข้อมเลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน (Record) ซึ่งประกอบด้วย ค่าของเขตข้อมูล (Field) ของฐานข้อมูลแบบลําดับชั้นนี้คล้ายคลึงกับฐานข้อมูลแบบเครือข่าย แต่ต่างกันที่ฐานข้อมูลแบบลําดับ นั้น มีกฎเพิ่มขึ้นมาอีกหนึ่งประการ คือ ในแต่ละกรอบจะมีลูกศรวิ่งเข้าหาได้ไม่เกิน 1 หัวลูกศร

ลักษณะการประมวลผลข้อมูล (Data Processing)

ลักษณะของการประมวลผลข้อมูล บางครั้งอาจต้องการให้มีการประมวลผลทันที แต่บางครั้งก็ ต้องการสะสมข้อมูลไว้จนถึงเวลาที่กําหนดก่อนจึงประมวลผลพร้อมกัน ดังนั้น การประมวลผลข้อมูลจึง สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) และการประมวลผล แบบทันที (Real time Processing) การเลือกใช้จะขึ้นอยู่กับลักษณะของงานแต่ละประเภท ดังนี้

1. การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) ข้อมูลจะถูกสะสมไว้ระหว่างช่วงเวลาที่กําหนด ใน 1 เดือน หรือ 7 วัน เป็นต้น และเมื่อถึงเวลาที่กําหนด ข้อมูลที่สะสมไว้จะถูกประมวลผลรวมกันครั้งเดียว เช่น ข้อมูลการใช้โทรศัพท์ในช่วงเวลา 1 รอบบัญชี (1 เดือน) จะถูกเก็บสะสมไว้จนสิ้นสุดรอบบัญชี ข้อมูล

การใช้โทรศัพท์ทั้งหมดจะถูกนํามารวบรวมและประมวลผลครั้งเดียว เพื่อออกใบแจ้งหนี้ให้แก่ผู้ใช้บริการ 2. กา ในการประมวลผลแบบกลุ่มนั้น ลูกค้าจะไม่สามารถตรวจสอบยอดการใช้บริการระหว่างรอบบัญชีได้ว่ามีค่าใช้จ่ายในปัจจุบันจํานวนเท่าใด

2. การประมวลผลแบบทันที (Real-Time Processing) เป็นการประมวลผลที่เกิดขึ้นพร้อมกับ ข้อมูล เช่น การฝากถอนเงินในธนาคาร เมื่อลูกค้าฝากหรือถอนเงิน ข้อมูลการฝากเงินที่เกิดขึ้นจะถูกประมวลผล กันที่ส่งผลให้ยอดเงินฝากในบัญชีเปลี่ยนแปลงทันที การฝากถอนเงินจึงเป็นงานที่สะสมข้อมูลไว้ทําพร้อมกัน นคราวเดียวไม่ได้ ต้องประมวลผลทันที ถึงแม้ว่าจะเสียค่าใช้จ่ายมากกว่าการประมวลผลแบบกลุ่มก็ตาม

การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูล (File Organization)

ก่อนจะกล่าวถึงการจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบต่าง ๆ จะขอกล่าวถึงวิธีการเข้าถึงข้อมูล ซึ่งแบ่งออก เป็น 2 ประเภท คือ

1. การเข้าถึงแบบลําดับ (Sequential Access) เป็นการเข้าถึงข้อมูลแบบที่ต้องอาศัยการอ่าน ข้อมูลตั้งแต่ต้นจนถึงข้อมูลที่ต้องการ เหมาะสําหรับการอ่านข้อมูลปริมาณมากและเรียงลําดับ แต่ไม่เหมาะ กับข้อมูลที่มีการเพิ่ม ลบ หรือแก้ไขเป็นประจํา

การเข้าถึงแบบสุ่ม (Random Access) เป็นการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ต้องอาศัยการอ่านข้อมูล ตั้งแต่ต้น การเข้าถึงข้อมูลลักษณะนี้ต้องใช้กลไกการหาตําแหน่งระเบียนวิธีต่าง ๆ ซึ่งจะกล่าวต่อไป การเข้าถึง ข้อมสแบบสมเหมาะสําหรับการค้นหาข้อมูลจํานวนไม่มาก และแฟ้มที่มีการเพิ่ม ลบ และแก้ไขเป็นประจํา

โปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้

โปรแกรมฐานข้อมูล เป็นโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลหรือรายการต่าง ๆ ที่อยู่ใน รวมข้อมูลไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การเรียกใช้ การปรับปรุงข้อมูล โปรแกรมฐานข้อมูล จะช่วยให้ผู้ใช้ สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งโปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้มีอยู่ด้วยกันหลายตัว เช่น Access.

ace. COOL Server เป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกัน บางโปรแกรมใช้ง่าย แต่จะจํากัดขอบเขตการใช้งาน แบ่งโปรแกรมใช้งานยากกว่า แต่จะมีความสามารถในการทํางานมากกว่า

เป็นโปรแกรม Microsoft Access

โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล Microsoft Access เป็นโปรแกรมที่อยู่รวมกับ Microsoft Office - บางบริษัท Microsoft ที่เป็นที่นิยมของผู้ใช้โดยทั่วไปเนื่องจากใช้งานง่าย สามารถสนับสนุนการทํางานกับ

โปรแกรมอื่น ๆ ได้อีกมากมาย อีกทั้งยังสามารถทําคิวรสร้างรายงาน หรือจัดทําแบบฟอร์มเพื่อใช้ในการ ทํางาน สามารถเขียนเป็นโปรแกรมทํางานย่อย ๆ ได้ด้วยคําสั่งง่าย ๆ และยังมี Toolbar และ Wizard ที่ ช่วยผู้ใช้ในการทํางานให้ง่ายและสะดวกรวดเร็วขึ้น สําหรับ Microsoft Access แล้ว เป็นระบบการจัดการฐานข้อมูล (Database Management

ปสมพันธ์ (Relational Database Management System, RDBMS) ซึ่งฐานข้อมูล ของ Access จะมองแฟ้มข้อมูลเป็นแบบตาราง (Table) ถ้าเปรียบเทียบก็จะคล้าย ๆ กับโปรแกรม dBase, อารse จะต่างกันตรงที่ว่า Access 1 แฟ้มข้อมูล จะสามารถเก็บข้อมูลได้มากกว่า 1 ตาราง ซึ่งแต่ละ ตารางประกอบไปด้วยฟิลด์หรือคอลัมน์ และเรคคอร์ดหรือแถว โดยในแต่ละตารางต้องมีคีย์ที่เหมือนกันจึงจะ สามารถเชื่อมโยงตาราง 2 ตารางหรือมากกว่าให้สัมพันธ์กันเพื่อที่จะนํามาใช้งานอื่น ๆ ได้ต่อไป

Microsoft Access เป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลโปรแกรมหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการจัดการ ฐานข้อมูลได้ดีอย่างยิ่ง มีความสมบูรณ์มากกว่าโปรแกรมการจัดการฐานข้อมูลเดิม ๆ Microsoft Access เป็นโปรแกรมที่ทํางานบน หรือ Rนท บน Microsoft Windows ก่อนที่จะเปิดโปรแกรม Microsoft Access ต้องเปิดโปรแกรม Microsoft WindowVS ก่อน แล้วหลังจากนั้นจึงทําการเปิดโปรแกรม Microsoft Access

ให้การทํางานทําได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และมี Tools ที่ช่วยการทํางานมาก จึงไม่จําเป็นต้องจดจําคําสั่ง ในการทํางาน

โปรแกรม SQL

เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างของภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน มีประสิทธิภาพการทํางานสูง สามารถทํางานที่ซับซ้อนได้โดยใช้คําสั่งเพียงไม่กี่คําสั่ง โปรแกรม SQL จึงเหมาะที่จะใช้กับระบบฐานข้อมูล เชิงสัมพันธ์ และเป็นภาษาหนึ่งที่มีผู้นิยมใช้กันมาก โดยทั่วไปโปรแกรมฐานข้อมูลของบริษัทต่าง ๆ ที่มีใช้อยู่ ในข้อตกัน เช่น Oracle. DB2, MS SQL Server, MYSOL ก็มักจะมีคําสั่ง SQL ที่ต่างจากมาตรฐานไปบ้าง ที่ให้เป็นจุดเด่นของแต่ละโปรแกรมไป